Как организовать работу с документами в сфере финансов

Многие инвестиционные холдинги и финансовые организации внедряют специализированные системы, чтобы упорядочить работу с корпоративными документами и повысить прозрачность бизнес-процессов.

Один из самых распространенных в России систем с такой функциональностью — СЭД ТЕЗИС. Какие задачи решает система документооборота и какие преимущества компании получают в результате внедрения подобных продуктов?

Задачи инвестиционных компаний:

• учет и хранение договоров;
• автоматизация корпоративных бизнес-процессов: согласования, поручения;
• возможность настройки под специфику компании;
• сбор отчетности и аналитики.

СЭД ТЕЗИС позволяет организовать учет и хранение договоров и других документов. Все они содержатся в единой базе, к которой имеют доступ сотрудники всех офисов, независимо от географического положения. При этом можно настроить права доступа, чтобы каждый менеджер видел только те документы, которые предназначены для его просмотра. Найти нужный документ можно в несколько кликов. Для этого достаточно вбить в поисковую строку несколько ключевых слов из его содержимого. Также система позволяет цифровизировать необходимые инвестиционным компаниям процессы. Например, менеджер перед заключением договора может отправить его на проверку юристу. За счет гибких настроек СЭД можно адаптировать под любую сферу: завести нужные виды документов, настроить шаблоны для печати и задать маршруты движения. В СЭД ТЕЗИС это можно сделать при помощи встроенного визуального конструктора. Также в системе доступен конструктор отчетов, так что руководители могут получить в наглядно представленном виде, например, информацию о количестве просроченных задач или загруженности своих подчиненных. Чтобы заказчик мог использовать возможности решения по максимуму, можно заказать обучение для сотрудников и администратора. При этом можно высказать пожелания по темам, на которых нужно сделать особенный упор, и они будут освещены максмимально подробно. Если же в компании есть необходимые компетенции, то можно выбрать пакет «Самостоятельное внедрения» и получить доступ ко всем инструкциям для этого.

Финансовые организации, которые используют СЭД ТЕЗИС, отмечают, что количество потерянных документов свелось к нулю. Сотрудники заметно экономят время за счет появления централизованного архива и автоматизации поиска. Также повысилось качество управленческих решений, поскольку у руководителей имеется максимально полная информация.